一歩進んだOffice365 パブリックフォルダーを使う方法

2015/11/30
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みなさん、こんにちは。アジュールパワーの菅原です。

今回もOffice365の便利な機能をご紹介していきます。

「パブリックフォルダー」といえば一時は、オンプレのExchange ServerおよびExchange Onlineでも廃止が
うたわれており、Sharepointなどへの移行が推奨されていました。

しかし、Exchange 2013からは新しくメールボックスベースで設計された「パブリックフォルダー」の機能が
復活し(廃止をまぬがれ)ました。

パブリックフォルダはの作成はとても簡単です。

  1. パブリックフォルダーメールボックスを作成する
  2. パブリックフォルダーを作成する
  3. アクセス権を設定する

まず、Exchange管理センターにログインして、パブリックフォルダ-のメニューを選択します。

そこで、「パブリックフォルダ-」と「パブリックフォルダ-メールボックス」というリングあるので、
まず、「パブリックフォルダ-メールボックス」から作成します。
ここで付ける名前はユーザーからは見えないので、なんでもいいです。

expf1

次に、「パブリックフォルダー」で実際に利用するフォルダを作成します。
これは、もちろんOutlookからでもできますが、トップレベルのフォルダについてはあらかじめ
管理者が作成しておいた方がいいでしょう。

expf2

 

最後にアクセス権を設定します。

expf3

 

Exchange Onlineで使えるパブリックフォルダーの容量ですが、下記のサイトにあるようにで利用可能な容量は
最大5TB(50GB×100個)と なっています。

※Exchange Onlineの制限
https://technet.microsoft.com/library/exchange-online-limits(EXCHG.150).aspx

Office 365では、OnedriveやSharepointなどさまざまな情報共有ツールがありますが、
オンプレミスでパブリックフォルダ使っていた、Outlookで簡単にファイル共有したいという方には
こちらを使ってみるのもいいかもしれません。

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